Debit Note（デビットノート）のフォーマットと処理の仕方について、事例を用いて解説します。併せてCredit Note（クレジットノート）についても触れる内容となっています。
目次
デビットノートとは
貿易事務の流れに沿って説明しますと、デビットノートは輸入者（買主）が発行し、経理上の処理の根拠となる書類です。
例えば、買った製品の中に不良品が混入していた場合に、不良品分の返金を求めるために発行されます。
発行までの流れについて、順を追って参考事例を確認してみましょう。
ここでは不良品に対してレポートを発行する手続きをはさみますが、その辺りの事務手続きは会社毎のルール次第になるかと思いますので、この点をご留意ください。
１）買主：製品を輸入する
２）買主：検品したところ不良品を発見する
３）買主：不良品のレポートを発行し、売主へ報告する
４）売主：不良品レポートを受理、返品を受け付ける旨を返答する
５）買主：発行済の不良品レポートに基づいて、デビットノートを発行する
６）売主：デビットノートを受理し、支払い残から差し引く（※返金する）
７）買主：不良品分を差し引いて支払う
※経理上の処理の都合上、実際に返金するのではなく、支払い残から差し引く形で処理されるのが一般的だと思います。
帳簿への記載
デビットノートやクレジットノートの内容は必ず漏れなく帳簿に記載します。
なぜなら、経理上の処理の根拠となる書類だからです。
仕入や売上を帳簿に記載する際は書類番号（インボイス No.）を記載しますよね。それと同じでデビットノートの場合も書類番号を記入し、金額を差し引く根拠を示します。
記載が漏れると支払い残が合わなくなってしまいます。
それでは、正しく記載した場合と記載が漏れた場合の帳簿（サンプル）を確認してみましょう。
↓デビットノートを正しく記載した場合
↓デビットノートの記載が漏れた場合
デビットノートの記載が漏れた場合、帳簿上に支払い残が残り続けてしまうことがお分かりいただけたと思います。
不良品の取り扱い
不良品そのものの取り扱いについては取引先と相談します。基本的に不良品の処理コストは売主が負担するものだと思います。
扱う製品や会社のやり方によりますが、中小企業の感覚では不良品１個を送り返すことはまずないと思います。なぜならの送料等の高いコストが発生するからです。
特別に問題がなければ、買主側で廃棄することになるかと思います。（別途廃棄費用がかかった場合は売主負担）
尚、勝手に送り返したり廃棄したりすると、トラブルの原因となりますので事前に報告・相談した上で処理しましょう。
書類のフォーマット
書類の形式としてはインボイスのフォーマットをアレンジすると作りやすいと思います。
製品名に加えて、不良品レポートのレポート番号と製品のロットＮｏ．等を明記するとわかりやすいです。
記載項目は以下のようになります。
・レターヘッド（発行者名、ロゴなど）
・タイトル：Debit Note
・書類番号（外国との書類のやり取りには必ず書類番号をつけましょう。）
・発行日
・書類の宛先（取引先）
・不良品レポートの番号、製品名、数量、単価、金額、取引通貨
・サイン（会社発行の責任ある書類ですので形式として上司のサインがあった方が良いです。）
クレジットノートとは
おおまかに言うとクレジットノートは売った側が返金するときに発行する書類です。
外国に製品を売る（輸出する）場合に発行する可能性があります。クレジットノートを発行することで、購入者に対して「〇〇について返金に応じます」と通告することになります。
お気づきかもしれませんが、買主側がデビットノートを発行して「返金してください」と通告すれば済む話ではあります。しかしながら、取引先によってクレジットノートを発行してくれと言ってくる場合があります。そういう場合は、売った側がクレジットノートを発行します。
書類のフォーマットですが、大枠はデビットノートと同じです。タイトルをDebit NoteからCredit Noteへ変えればＯＫです。
あとは、顧客が発行した不良レポートがあれば、その番号を記入するなど適宜変更すれば良いと思います。
お読みいただきありがとうございました。
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※本記事は旧ブログ aoko's blog より移転し、適宜更新しました。