希望納期のより良い伝え方、ベストな納期回答をもらうための調整のコツについて解説します。
中小企業の事務員は、事務的な作業に留まらずちょっとした交渉も業務に含まれることがあります。調整の考え方は仕事全般に応用可能と思いますのでコツを覚えておくて便利です。
メール例文も載せました。
【目次】
希望納期を急ぐ場合の依頼の仕方
前倒しを進めるためのコミュニケーションのポイント
短納期の要求を受けたときの気の持ちようについて
最後に
希望納期を急ぐ場合の依頼の仕方
「短納期」を希望する場合、どのように依頼するのが良いのでしょうか。一緒に考えていきましょう。
まずはNG例から見ていきましょう。
抽象的な希望納期の表現は避ける必要があります。
例えば、［至急］や［A.S.A.P.（※）］という表現は適切ではありません。
※As soon as possible＝できるだけ早く（外国との取引でよく見かけます）
具体的に日付を指定しない書き方は、要求が抽象的なため相手に判断を委ねている状態です。
「急ぎらしいけれど日時指定はないし、出来上がり次第でいっか」というふうに判断されてしまう可能性が高いです。（海外の取引先は特にその傾向が強いと思います。）
少なくとも「急いでほしい」という意図は伝わりにくいです。
人は判断を委ねられるのは苦手ですし、自分に都合の良いように解釈するものです。
この伝え方では、自分が望むような回答を得ることはまずもって無理でしょう。
では、どんな書き方が良いのでしょうか？
NG例をベースに考えるとおのずと導きだされるものがあります。
「日時を具体的に指定して書く」ということです。
その上で「早くして」と言いっ放しにするのではなく、相手のベスト納期を引き出すことを目標にします。
気持ちとしては［至急］と書きたくなりますが、ここは短納期を承知の上で日付を指定して書きます。
ただし日付を書くときには注意点があります。
通常リードタイム30日の製品について、例えば5日後の日付を書くのは明らかに無理な要求で相手にされないと思います。
ちょうど良いところで例えば15～20日後の日付を書いてみるのが良いかなと思います。
（この辺りは取り扱い製品によって妥当なラインが変わってくるかと思いますので、わからない場合は社内で相談してみてください）
このように日時を指定すると「さすがにリードタイム15日は無理だけど、20日ならできると思います」と相手が妥協案を出しやすくなります。
相手が返答しやすいように依頼することがポイントです。
これは外国への発注においても同じように言えることです。
個人的にA.S.A.Pは「マジでいつでもいい、どうでもいい」時以外は使わないつもりでいます。（もちろん、そんなケースは一度もありませんので、私は全く使ったことがありません。）
前倒しを進めるためのコミュニケーションのポイント
（１）前倒し依頼を受けた場合
顧客の「前倒し依頼」に対して、どのように回答するのが良いと思いますか？
納期短縮の協力を惜しまないとしても、短縮を「確約」してしまうのは避けましょう。
思うように前倒しができなかった場合、たとえこちら側に責任はなくても「あの時前倒しできるって言ったじゃないか！」と厳しいクレームが入る恐れがあり、後処理が大変です。
ひとまず下記のように回答するのが無難だと思います。
＜例文＞---------------------------------------------
恐れ入りますが、リードタイムは見積もりしたとおりです。
調整いたしますがお約束は難しいと思います。
申し訳ございませんが、一旦確認・調整の上ご連絡いたします。
---------------------------------------------＜おわり＞
（２）自分が前倒しを依頼する場合
今度は、自分が「前倒しを依頼する」立場になったとき、どのように伝えるのが良いのか考えてみましょう。
ここでも具体的に日付を指定して依頼するのがポイントです。
※先ほども説明したとおり、あまりにも無茶な日程を指定すると、相手の協力を得られませんので良くないです。
＜例文＞---------------------------------------------
誠に恐れ入りますが、納期の前倒しをお願いしたくご連絡しました。
短納期で申し訳ございませんが、〇日に出荷していただくことは可能でしょうか。
客先の在庫状況がひっ迫してきており前倒しの依頼を受けています。
お手数ですが、ご確認とご調整のほどお願いいたします。
---------------------------------------------＜おわり＞
ポイントは、一方的に「早くして」と言わないことです。
かいつまんで事情を説明し、なんとかなりませんか？と相談するつもりで依頼することです。
相手によっては長々と文章を書かれることを嫌がる場合もあるかもしれませんので、手短に相談しましょう。
（３）前倒しの結果を伝えるとき
無事に納期を前倒しできた場合でも、回答には注意点があります。
せっかく調整できたのですから、ベストの日程で連絡したくなるかもしれません。
しかし、ギリギリの日程を伝えてしまうと、万が一不測の事態が起きたときに苦しい立場になってしまうかもしれません。
天候不良による輸送遅延などはわりと頻繁に起こり得る事態です。特に台風シーズンなんかは遅延することが多いです。
生産や輸送に多少の遅れが生じる可能性を考慮して、数日の余裕をもって納期を伝えると後々トラブルになることを減らせると思います。
＜例文＞---------------------------------------------
調整の結果少し早まりまして、今のところ〇日納入予定となっています。
生産・輸送の状況により数日前後する可能性がありますので日程が確定したら改めてご連絡いたします。
恐れ入りますが、この日程にて引き続き進めさせていただきたく存じます。
---------------------------------------------＜おわり＞
このように予防線をたっぷり貼っておいて損はありません。
万が一遅れが生じても余裕を持って伝えていれば、目に見える「遅延」は回避でき、客先に説明やら謝罪をしなくて済みます。
何より重要なこととして、例えば客先の工場の生産ラインが止まってしまうなどのトラブルを回避することができます。（工場で生産スケジュールが狂ってしまうことは、大きな損害に繋がりますので、なんとか回避しなければなりません。）
例文は「させていただく」や「誠に申し訳ございませんが」等の表現をしておらず、簡素にしています。
実際にメールを作成するときは、ご自身のいつもの言葉遣いに直して活用していただければと思います。
短納期の要求を受けたときの気持ちのあり方
見積もりには価格もリードタイムも明記したにも係らず、結局は「遅い」「もっと早く」という無理難題を当然のように要求されることが珍しくありませんよね。
あまりにも無茶だと思うのですが、実態としてやはり発注側の立場が強く、受注側が厳しい立場に置かれることは当然かのようです。
こういった場合は「相手も困っているんだな」という捉え方で対応するといくらか心が穏やかでいられるかなと良いと思います。
異常な短納期、過剰な品質要求の文化はなんとかならないのかな、ときっと誰もが思っているはずなのに…難しいですね。
最後に
自分の欲しい 【ターゲット】のちょっと上の要求をしてみる、といのがよく使われる交渉術です。これは価格交渉などでもよく使われます。
「相手が回答しやすいように」というのは特別なスキルというよりは、相手への配慮ですね。相手もまた人間だということへ理解がベースにあるかなと思います。
ビジネスにおいても、自分が相手の立場ならどう思うかと考えてみることは大事なことです。
たとえスキルとして知らなくても、相手の立場を考えることで依頼の仕方が変わり、仕事の質はアップすると思います。
お読みいただきありがとうございました。
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※本記事は旧ブログ aoko's blog から移転し一部修正したものです。