事務職の仕事に慣れて職場に定着できるように、新入社員に「伝えると良いこと」を私自身の事務経験を踏まえて書きたいと思います。
新入社員ご本人と、新入社員を迎える立場の方と、両者にお読みいただるような内容になります。
目次
最初に覚える優先順位
事務の仕事を覚えるにあたって、何を大事にして仕事を進めるのか、明確な優先順位を示すと仕事に取り組みやすいのではないかと思います。
優先順位というのは「まずは正確性、次にスピード」です。
正確性を高めるための「スキル」と「意識」は、初めのうちに習慣のように身に付ける必要があり、後付けてなんとかするのは基本的には難しいものだと思います。
一方、スピードにはある程度の慣れが必要であり、慣れてくればスピードはついてくるものです。
この優先順位は逆にすることはできませんから、初めのうちに伝えて、その後も時々「焦らないで良いから、まずは正確性を大事に」と声をかけてみるのが良さそうです。
正確性のためにできること
正確性のためにできることといえば「丁寧に取り組む」以外に他にあるのでしょうか？
…あります。
それは１にも２にも「確認」です。
確認とひと口に言っても「やり方」がありますので、具体的に何をするか、なぜ必要かを解説したいと思います。
【セルフチェック】
入力あるいは作成した書類の内容を必ず見直しすることを仕事に組み込みましょう。
●パソコン上で確認する場合
できれば印刷して確認した方が確実なのですが、ペーパーレス化の時代ですから画面上で完結する業務が増えています。
その場合は、手元に紙のチェックリストを用意し、入力ミスや漏れがないかを確認します。
チェックリストはワードやエクセルで作成し、あらかじめ多めに印刷しておくと日々の業務がスムーズになります。
慣れてきたら、チェックリストは必要なくなるかもしれません。
尚、私のようにADHDでケアレスミスの多い方は、無理をせずに常にチェックリストを活用しましょう。
●印刷した書類を確認する場合
完全にペーパーレス化している会社ばかりではありませんし、内容によっては印刷して入念に確認すべき書類もあることかと思います。
この場合は、定規とシャーペンを使って確認作業を行うと良いでしょう。
１行ずつ定規をあてて、確認した行には薄くチェックを付けていきます。
全ての確認が終わったら、シャーペンで書いたチェックを消します。
【ダブルチェック】
新入社員が入力・作成した内容は、必ず管理者が確認するという仕事の流れを決めましょう。
新入社員に限ったことではありませんが、基本的に会社が発行する書類は作成者と確認者の２名でダブルチェックした方が良いですよね。
個人プレーが当たり前の企業ではこういったダブルチェックの流れがないために、重大なミスが発生する場合があります。ミスが起きても個人のミスが原因として指摘されるのみで、ダブルチェック体制を作るといった改善がなされないこともあります。（本当にありました）
スケジュールを忘れないために
イレギュラーなスケジュールが少ない事務職であれば、卓上カレンダーが個人的には使いやすいです。
取引先からもらったカレンダーがあるようでしたら、それで十分ですから新入社員の方のために用意しておくと良いと思います。
（なければ会社で買ってあげてほしいと思います…私は自分で買ったこともありました）
複数予定の抜け漏れを防ぎたい場合は、ウィークリー手帳が書き込みやすくおすすめです。（これはケアレスミス対策のために自分で購入しましたが、会社で購入可能であれば検討の価値ありかと思います）
Googleカレンダーは、個人的な「抜け漏れ対策」を全て入力するには使いにくいため、私は会議等の共有情報のみに使っていました。
プライベートではGoogleカレンダーの通知機能を活用していますが、会社での抜け漏れ対策はやはり手帳あるいはノートが使いやすかったです。
翌日やるべきこと
業務の進行具合によって「明日やるべきこと」が発生すると思います。帰る前のひと手間として明日やることをノートやメモ帳に書いておくと安心感がありますし、忘れる心配はほぼなくなるでしょう。
これは私の新人研修を担当した方が、ワンポイントアドバイス的な感じで教えてくれたことです。確かにこれは良いです。忘れたらどうしよう…という不安からも解放されます。
最後に
新人さんには具体的なアドバイスをしてあげるのが大事かなと思います。
「気を付けて！」と言われても、どうしたら良いかわからなくて困ってしまうことは誰しも経験があるのではないでしょうか。
なるべくそういう状況を作らないよう、できるだけのびのびと仕事を覚えることができたら良いなと願うばかりです。
お読みいただきありがとうございました。
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